Wednesday
Feb062013

Kommunikationen är kittet som håller oss samman

När vi kommunicerar samordnar vi oss för att kunna göra något tillsammans. Hur vi är samordnade, eller organiserade, avgör hur vår verksamhet ser ut. I själva verket finns det ingenting som skulle fungera utan att vi kommunicerar kring det vi ska göra. Men trots det brukar kommunikationsfrågorna höra till en särskild avdelning, med fokus på extern information genom olika typer av texter.

Om kommunikationen är vårt sätt att samordna våra tankar och handlingar, så är organisationen vårt sätt att bygga kanaler och enheter som verksamheten ska röra sig inom. Därför vore det logiskt att vi såg på kommunikationsfrågorna och organisationsfrågorna som siamesiska tvillingarna med samma kropp och blodomlopp. 

Specialiseringen har skilt siameserna åt

Sedan vi insåg hur avancerad kommunikation är har vi fått olika experter på kommunikation. Detta är givetvis bra. Men i och med specialiseringen uppstod ett glapp mellan de kommunikationsansvariga och de organisationsansvariga. De siamesiska tvillingarna skildes åt, med följden att kommunikationsavdelningarna i första hand kom att arbeta med enskilda texter och kampanjer, medan de organisationsansvariga kom att arbeta med enheters sammansättning och funktioner, utan att väga in hur samordningen skulle fungera på det konkreta planet.

Någonstans i samband med denna uppdelning fördelades gracerna olika, så att de organisatoriskt kunniga fick högre status än kommunikationsexperterna. Att vara organisationsutvecklare eller del av en ledningsgrupp har långt högre status än att ansvara för kommunikationen, trots att det ena förutsätter det andra. Nu kämpar istället kommunikatörer för att få komma in i ledningar och för att få ett större inflytande i hela organisationen. De försöker få den centrala position i organisationen de faktiskt borde ha. När vi vill utveckla en verksamhet bör vi ju jobba med både organisationen och kommunikationen parallellt. Det betyder att vi behöver analysera kommunikationen genom att titta på både enskilda texter och samtal och på en mer övergripande strukturell nivå.

Hittills har vi saknat metoder för att ta detta stora grepp om kommunikationen. Det är därför som praxismodellen som finns. Det är en innovativ metod för att utveckla organisationers verksamheter genom analys av deras kommunikativa praxis. Det är Milda Rönn, fil.dr i text- och samtalsanalys, som har utvecklat praxismodellen. Jag har arbetat för och med Milda under ett års tid, och tar nu med mig praxismodellen som ett av mina redskap när jag möter organisationer. Läs mer om praxismodellen på Praxikons hemsida.

Wednesday
Jan092013

Hen gör entré i myndighetsvärlden

Förra årets språksnack präglades till stor del av hendebatten. Det var många upprörda röster som höjdes mot ordet. Skulle det upplösa allt vi hittills tänkt och tyckt om kön? 

I skymundan kom det mest okontroversiella sättet att använda hen, nämligen att ersätta han/hon och motsvarande uttryck. Det handlar alltså om omskrivningar för en person vars kön man inte känner till. Ofta används det i generella regler eller mål, där man vill tala om vad individer får göra, men könet på denna individ är fullständigt irrelevant.

Ett exempel finns i Svenska styrkelyftsförbundets regler: "En ungdom får tävla från det datum hen fyller 14 år."

Nyligen granskade jag en handledning för Ekonomistyrningsverket. I vår avslutande diskussion om texten kom skribenterna och jag gemensamt fram till att använda hen i just en sådan uppräkning av regler. Du kan se resultatet på sida 14–15 texten Ansvaret för intern styrning och kontroll

Wednesday
Oct242012

Presentationer som inte håller måttet

Hur ofta ser du en oproffsig presentation? Du sitter på en konferens som du i förväg såg fram emot, och måste kämpa för att inte somna när föredragshållaren visar slide nummer 128. Dessutom står hen riktad mot duken där den aktuella sliden visas, i stället för att tala till dig och alla andra i publiken. När klockan börjar närma sig sluttiden för föredraget ökar talaren tempot markant, för att hinna med allt det sista som hen vill säga. När det äntligen är slut drar du en suck av lättnad. 

Det här är ett vanligt scenario. Talaren må vara både kunnig och intelligent; presentationen är ändå ett sömnpiller.

Det finns några mycket enkla knep för att göra en presentation bättre: Minska mängden information, använd bilder för att illustrera ditt resonemang, prata med publiken. För att skapa en riktigt bra presentation krävs mer. Du behöver klura ut hur du ska få en balans mellan information och underhållning i föredraget. Föredraget ska gärna ha en dramaturgi på samma sätt som en bra bok eller film, med början, mitt och slut, tydliga höjdpunkter och ett driv framåt. Publiken ska undra: Hur kommer det att gå? Vad är svaret på frågan som ställdes i början? Om du berättar en tillräckligt bra berättelse blir åhörarna så gripna att de inte märker att tiden går, och sedan fortsätter att diskutera dina frågor på fikapausen.  

Wednesday
Jun132012

Fånga läsaren!

På konferensen Textvård i yrkeslivet höll jag ett föredrag med rubriken "Fånga läsaren!". Jag ville lyfta fram vikten av att rycka med sig läsaren med hjälp av bilder och känslor. Vi kan komma långt genom att göra en text begriplig, men det är inte säkert att läsaren minns och tar till sig budskapet bara för att hon förstår det. 

Förstå mig rätt. Texter måste vara begripliga för sina läsare, och det är förvisso inte alltid fallet inom till exempel myndighetsvärlden. Men när vi har uppnått det målet kan vi fortsätta att arbeta för att texten ska konkretisera och klargöra abstrakta resonemang, och inte minst motivera läsaren.

Ta ett enkelt exempel som Skatteverkets information om deklarationer:

"Om du lämnar in din förenklade deklaration senast den 2 maj kan du få skatteåterbäring före midsommar."

Skatteverket gör här det geniala draget att prata om midsommar snarare än om ett specifikt datum, till exempel den 20 juni. Varför ? Jo, för att midsommar väcker många bilder och känslor hos läsaren, och därför har större chans att fastna i deras minnen. Dessutom har det på många en motiverande kraft, eftersom det ter sig så särdeles trevligt att få extra pengar precis inför det stora firandet.

Hör gärna av dig om du är intresserad av att veta mer om föredraget!

Tuesday
Apr242012

Skrivkurs med både skribenter och läsare på plats

Igår inledde jag en skrivkurs på Ekonomistyrningsverket (ESV). Vanligtvis är bara skribenterna närvarande, och vi får formulera hypoteser om vad läsarna har för behov och intressen. Men den här gången var läsarna på plats och kunde själva delta i diskussionen om hur texterna skulle kunna förbättras.  

Kursen handlar om ESV:s texter som sammanfattar det ekonomiska läget i staten, och som ligger till grund för regeringens Årsredovisning för staten. Mitt budskap var att de bör arbeta med följande tre saker:

  • Verkligheten bakom siffrorna
  • Fokus på det viktigaste
  • Rubriker som fångar innehållet

Det är intressant för läsaren att få en koppling till de konkreta händelser som lett fram till ökade eller minskade utgifter. Om utgifterna för rättsliga biträden har ökat, är det givande att få veta att det beror på att antalet brott med flera åtalade i samma mål har ökat. 

Dessutom bör ESV i större utsträckning göra läsaren tjänsten att tolka fakta. Vad är viktigast i texten? Vilka samband finns mellan olika förhållanden, som i nuläget ofta beskrivs fristående från varandra? Eftersom texten av många används som ett uppslagsverk bör det också vara lätt att skaffa sig en uppfattning om innehållet bara genom att läsa underrubrikerna.

I diskussionerna framgick att regeringsrepresentanterna instämde i mina tankar. Detta är en utmärkt grund för vårt fortsatta arbete i skrivgrupper på ESV. De avväganden vi gör då kan vi ställa mot regeringens synpunkter. Jag kommer också att sammanfatta de konkreta lösningar som vi kommer fram till i skrivgrupperna, och framföra dem till regeringen, för att stämma av hur texterna ska utformas nästa gång det är dags att sammanfatta rikets ekonomi.